Comment fonctionne le processus de RFP sur GDS pour votre hôtel ?

De nombreux hôtels utilisent les GDS pour attirer de nouveaux clients professionnels et collaborer efficacement avec eux.  

L’un des moyens d’obtenir plus de gros clients est de participer à ce que l’on appelle les processus RFP.  

Nous vous expliquons ici comment vous pouvez remplir votre hôtel et quel rôle jouent les GDS dans ce processus. 

Qu’est-ce qu’une RFP ? 

RFP signifie « Request for Proposal » (demande de proposition). Il s’agit d’un appel d’offres pour un projet ou une collaboration.  

Dans le secteur de l’hôtellerie, les RFP sont des partenariats entre des hôtels et de grands clients, et consistent à s’entendre sur des contingents de chambres fixes à des prix et conditions déterminés.  

En règle générale, les conditions de réservation négociées pour les clients y sont meilleures que sur les sources publiques telles que le site Web de l’hôtel ou les OTA. Cela s’explique par le fait qu’il ne s’agit pas ici de réservations de chambres individuelles, mais le plus souvent d’un grand nombre de réservations sur plusieurs mois. 

Chaque année, la saison des appels d’offres à lieu entre fin juin et septembre. Pendant cette période, les grands groupes, les réseaux d’agences de voyages (ou consortiums) et les Travel Management Companies (TMC) recherchent de nouveaux partenaires hôteliers pour l’année suivante. Les contrats existants sont également souvent révisés et renouvelés pendant cette période.  

Pour ce faire, ces entreprises lancent des RFP, rassemblent les offres de nombreux candidats et sélectionnent celles dont les conditions, les prix et les prestations correspondent le mieux. 

Comment votre hôtel peut-il obtenir davantage de RFP ? 

La méthode qui vous donne le plus de contrôle est la vente active. C’est là que votre équipe de vente intervient. Elle peut présenter votre hôtel à de nouveaux clients potentiels intéressants et augmenter ainsi vos chances d’être sélectionné pour le prochain appel d’offres. Il est important de savoir anticiper et de planifier des visites de vente personnelles, surtout auprès des meilleures entreprises de votre région.  

Vous pouvez également vous tourner vers plateformes comme Lanyon et Cvent pour obtenir des RFP. Les entreprises y publient leurs appels d’offres afin d’obtenir le plus rapidement possible un grand nombre de réponses de différents hôtels. Si votre profil correspond à une RFP, vous recevrez une invitation à soumettre une offre. Étant donné que les GDS sont liés aux plateformes RFP, il vaut mieux compléter votre profil d’hôtel avec toutes les données importantes afin d’être informé de plus de RFP et de pouvoir y participer.  

Comment remporter le marché 

1. Lire attentivement les conditions et les exigences des partenaires 

Renseignez-vous d’abord sur les points suivants : 

• De combien de chambres le client a-t-il besoin par jour/semaine/mois ? 

• Quels prix est-il prêt à payer ? 

• Quelles sont les conditions d’annulation souhaitées ? 

• Y a-t-il d’autres exigences ? 

Si ces exigences vous conviennent et que vous pouvez éventuellement offrir au client encore plus que la concurrence (par ex. plus proche de l’aéroport, plus grand choix de restaurants), passez à l’étape suivante. 

2. Analyse de la rentabilité 

La question qui se pose maintenant est de savoir si cette activité est rentable pour vous. Pour le savoir, calculez le chiffre d’affaires que vous pourriez générer grâce à ce partenariat ainsi que les efforts et les coûts que cela impliquerait. Pour prendre une décision éclairée, vous pouvez demander à des fournisseurs comme Agency360+ des données sur le comportement de réservation réel du client sur votre marché. Vous aurez ainsi une image réaliste du chiffre d’affaires possible.  

3. Élaborer ses propres conditions 

Si vous souhaitez continuer à participer à ce processus de RFP, il est temps de rédiger votre offre. Pour ce faire, vous devez vous poser les questions suivantes : 

• Combien de chambres pouvez-vous offrir au prix souhaité ? 

• Quelles dates de blocage (par exemple pendant les salons) le client devrait-il accepter ? 

• Y a-t-il d’autres conditions pour ce prix préférentiel ? 

4. Finaliser l’offre, l’envoyer et la finaliser avec le client 

Comme vous aurez beaucoup d’offres à rédiger, surtout pendant la saison des RFP, il vaut mieux utiliser des outils de RFP. Vous pouvez ainsi garder une vue d’ensemble, enregistrer toutes vos informations au même endroit et répondre rapidement aux nouveaux appels d’offres.  

Après l’attribution du marché 

Si vous décrochez le contrat, votre travail est loin d’être terminé. Il faut maintenant télécharger le plus rapidement possible les taux spéciaux, les disponibilités et les conditions dans le CRS et de les activer pour les GDS. Ce n’est qu’à ce moment-là que votre client aura accès aux tarifs et pourra effectuer des réservations via les GDS.  

Pour un démarrage harmonieux de la collaboration, il est important de ne pas faire attendre votre partenaire à ce niveau. Si vous n’avez pas le temps de charger manuellement toutes les données dans le système, optez pour une solution technologique.  

Après quelques mois ou au plus tard lors du renouvellement du contrat, il est important d’analyser les données de cette collaboration.  

Pour cela, posez-vous les questions suivantes :  

• Le volume de réservations promis a-t-il été atteint ?  

• Quel a été le chiffre d’affaires réel ? 

• Avez-vous rencontré des difficultés dans votre collaboration ? Si oui, lesquelles et pourquoi ? 

• Cette activité est-elle rentable ? 

Ces informations sont importantes pour la négociation de l’année suivante et vous permettent de vous concentrer sur les partenariats les plus rentables.  

Maintenant que vous connaissez les bases du processus de RFP, c’est à vous de jouer.  

Élaborez un plan de vente avec votre équipe et planifiez de manière proactive des visites chez des clients potentiels.  

Optimisez également le profil de votre hôtel sur les plateformes de RFP et les GDS afin d’être informé des nouveaux appels d’offres et de convaincre de nouveaux partenaires de votre hôtel grâce à vos offres.