4 façons de faire gagner du temps au personnel de votre hôtel

Des processus efficaces sont importants dans l’hôtellerie pour de nombreuses raisons. Ils garantissent une bonne expérience client, aident à optimiser vos coûts et augmentent ainsi votre rentabilité.  

Vous pouvez également contrer le problème de pénurie de personnel qualifié en optimisant les processus. Vous êtes ainsi doublement gagnant. D’une part, vous allégez la charge de travail de votre équipe actuelle. D’autre part, vous rendez le lieu de travail plus attrayant pour les nouveaux candidats. 

Un moyen simple, mais efficace d’y parvenir est d’utiliser une technologie hôtelière moderne. Elle vous permet notamment d’automatiser les tâches répétitives et d’accélérer l’exécution d’autres tâches. Cela laisse plus temps à votre équipe et lui permet de se consacrer à d’autres tâches importantes. 

Vous découvrirez dans cet article ce que cela signifie concrètement et comment vous pouvez le mettre en œuvre dans votre hôtel. 

Un PMS bien intégré comme base solide 

Votre PMS est le cœur et la base de la pile technologique de votre Hôtel, car il contient les données les plus importantes de votre établissement, telles que les réservations, les informations sur les clients, les prix des chambres, etc. Il est important que votre PMS rende ces données directement accessibles à d’autres systèmes. Pour cela, il doit pouvoir être intégré à d’autres programmes dont vous disposez. Cela vous permet un gain de temps énorme, puisque vous ne devez plus transférer les données manuellement.  

La connexion entre le PMS et un Channel-Manager tel que Hotel-Spider en est l’exemple idéal. Lorsque vous définissez un nouveau prix de chambre dans votre PMS, celui-ci est immédiatement transmis au Channel-Manager intégré. Le nouveau prix se retrouve ainsi immédiatement sur toutes les plateformes de distribution (par exemple les OTA et les sites de métarecherche), sans aucune autre intervention. De même, lorsqu’une nouvelle réservation est reçue, le Channel-Manager la transmet directement à votre PMS et met automatiquement à jour la disponibilité. Vous gagnez ainsi du temps, évitez les surréservations involontaires, réduisez le risque d’erreur et optimisez votre distribution.  

Des catégories de chambres simples pour une distribution sans faille 

Une offre simplifiée est également un bon moyen de gagner du temps et d’obtenir de meilleurs résultats. Une offre compliquée entraîne en effet des frais administratifs et de communication supplémentaires et peut même décourager les clients.  

Vous éviterez cela en mettant en œuvre les points suivants : 

• Concevoir clairement la hiérarchie des chambres : définissez la hiérarchie et communiquez-la tant sur vos canaux de distribution qu’en interne.  

• Différencier clairement les catégories : mettez clairement en évidence les différences entre les catégories afin que les clients puissent facilement prendre des décisions de réservation. Si vous avez une très large gamme de catégories, est-il possible d’en regrouper certaines ? 

• Structurer facilement les prix et les arrangements : vos prix doivent naturellement refléter la hiérarchie des chambres. En outre, ce qui est compris dans le prix ou l’arrangement doit être clair.  

Dans l’ensemble, la règle est la suivante : moins il y en a, mieux c’est. Une offre claire suscite moins de questions chez les clients et leur permet de réserver de manière autonome. Cela présente également des avantages sur le plan opérationnel, car cela simplifie la répartition des chambres et la planification du service à l’étage.  

Des processus de paiement modernes pour une sécurité et une efficacité accrues 

Les processus de paiement sont un sujet sensible. Ils doivent être rapides, simples et sécurisés. Il est important de ne pas lésiner sur ces points.  

Si les clients se sentent en insécurité lors de la réservation, ils ne vous confieront pas les détails de leur carte de crédit. Également, lorsque le processus est trop long et compliqué, les clients potentiels se détournent davantage et vous perdez des réservations.  

Pour des transactions en ligne rapides et sûres, vous avez donc besoin d’une solution qui répond à toutes les normes de sécurité actuelles et qui permet en même temps aux clients d’effectuer un paiement ou d’obtenir une garantie en quelques étapes.  

Les meilleurs résultats sont obtenus par les prestataires de paiement remplissant les critères suivants : 

• • Technologie conforme aux normes PSD2 et PCI-DSS : les données de la carte sont stockées sous forme chiffrée et une authentification à deux facteurs garantit que le client accepte la transaction. Vous maximisez ainsi la sécurité de votre hôtel et de vos clients. 

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• • Automatisation : les données des cartes sont automatiquement chiffrées et transférées du moteur de réservation vers le PMS. La garantie de la réservation est également traitée automatiquement de manière rapide et sûre. 

Le moteur de réservation et les solutions de paiement Hotel-Spider couvrent entièrement ces domaines tout en offrant une excellente expérience utilisateur.  

Numérisation du parcours client 

Revoir les processus internes est une étape importante qui peut déjà vous faire gagner beaucoup de temps. Mais il existe également de nombreuses possibilités d’optimiser les processus dans le cadre du parcours client, tout en améliorant l’expérience client.  

Voici deux points dont la mise en œuvre présente de nombreux avantages pour vous et vos clients.  

Communication automatisée avec les clients : 

si vous intégrez un agent conversationnel sur le site Web de votre hôtel, celui-ci peut répondre automatiquement aux questions les plus fréquentes en quelques secondes, réduisant considérablement le travail de votre équipe. De plus, ce type de communication rapide vous aide à générer davantage de réservations directes, car vous facilitez la prise de décision des clients.  

L’idéal est de pouvoir réserver directement via la fenêtre de chat. Pour cela, il vous suffit d’intégrer l’agent conversationnel au moteur de réservation. Hotel-Spider collabore dans ce domaine avec DialogShift. Leur bot peut répondre à plus de 200 questions différentes dans 190 langues.  

Enregistrement et départ en ligne : 

L’enregistrement et le départ en ligne ont fortement augmenté, en particulier pendant la pandémie. Il en sera probablement ainsi pour le moment. C’est pourquoi il faut continuer à permettre aux clients de s’enregistrer et de se désinscrire en ligne de manière autonome. Cela leur donne plus de flexibilité et soulage l’équipe de réception de votre hôtel.  

Pour cela, il faut soit un PMS prenant en charge cette fonction, soit un partenaire technologique qui s’intègre au PMS et qui permet l’enregistrement et le départ en ligne. Un fournisseur de paiement fiable et intégré est également important dans ce cas.  

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses possibilités d’optimiser vos processus grâce à la technologie. Cela peut vous apporter de nombreux avantages, tels que des économies de temps et de personnel, une augmentation du chiffre d’affaires et une plus grande satisfaction des clients.  

Bien entendu, la mise en place d’une pile technologique innovante implique un investissement préalable en temps et en argent. Il faut également compter avec une phase d’adaptation, en fonction du nombre et du type de nouvelles solutions mises en œuvre.  

Mais dès que vos nouveaux processus seront bien rodés, vous profiterez à long terme de processus efficaces et pourrez faire face sereinement à la pénurie persistante de personnel qualifié.