Reiseagenturen und Firmenkunden weltweit können Ihr Hotel über ein GDS finden – solange Sie die Plattform richtig nutzen. Worauf es dabei ankommt und wie Sie diesen Vertriebskanal voll ausnutzen, erfahren Sie von unserem Gastexperten Kornél Simon.
Dass ein GDS Ihrem Hotel mehr Buchungen bringen kann, wissen Sie bestimmt schon. Aber nutzen Sie diesen Kanal schon voll aus?
Mit ein paar Kniffen könnten Sie bestimmt zusätzliche Reservierungen generieren.
Genau dieses Thema haben wir in unserem Livestream aufgegriffen. Darin erklären Maria Santos und Maria Perez von Hotel-Spider zuerst die Grundlagen des GDS. Dann gibt Kornél Simon von unserem Partner Reconline wichtige Tipps dazu, wie Sie Ihre Arbeit mit dem GDS optimieren können, um mehr Gäste zu gewinnen.
Im folgenden Artikel finden Sie die wichtigsten Infos und Anregungen aus dem Stream. Damit können Sie Ihre neue GDS-Strategie sofort in Angriff nehmen.
Was ist ein GDS und wie funktioniert es?
Ein Global Distribution System (GDS) verbindet unter anderem Hotels, Fluggesellschaften und Mietwagenanbieter weltweit direkt mit Reiseagenturen. Außerdem nutzen es viele Firmen, um Zimmer für Geschäftsreisen zu buchen. Kurz gesagt: ein GDS ermöglicht eine Vielzahl an Transaktionen zwischen diversen Dienstleistern der Reisebranche.
Eine Agentur in der Schweiz kann über das GDS beispielsweise ganz einfach auf Hotelpreise und Verfügbarkeiten in Buenos Aires, San Francisco oder Kapstadt zugreifen. Gefällt dem Kunden ein Angebot, kann er es direkt vor Ort im Reisebüro buchen. Das Gleiche gilt für Agenturen weltweit. Und natürlich können auch Flüge, Mietwagen oder andere Leistungen über das GDS reserviert werden.
Damit Ihr Hotel auf dem GDS buchbar ist, reicht es, ein Profil zu erstellen und Ihre Preise und Verfügbarkeit mitzuteilen. Das können Sie zum Beispiel über ein Central Reservation System (CRS) wie dem von Hotel-Spider machen, welches eine Schnittstelle mit einem GDS hat.
Welches GDS ist das Beste?
Das kann man so nicht eindeutig sagen. Je nachdem, welche Quellmärkte Sie anvisieren, können unterschiedliche GDS-Partner besser zu Ihrem Hotel passen.
Sabre ist sehr wichtig für den nordamerikanischen Markt. Amadeus hat das größte Netzwerk in Europa. Travelport vereint die Anbieter Apollo, Galileo und Worldspan und deckt damit viele Regionen weltweit ab. Gut aufgestellte CRS-Anbieter wie Reconline bieten in der Regel Schnittstellen mit allen Top-GDS. So können Sie Ihr Hotel gleichzeitig über all diese Kanäle vertreiben.
Lohnt sich ein GDS für Ihr Hotel?
Laut Kornél kommt das stark auf zwei Faktoren an: „Der erste Faktor ist die Größe des Hotels. Für Häuser mit weniger als zehn Zimmern lohnt sich ein GDS in der Regel nicht. Hier ist es meistens möglich, die Betten über OTA- und Direktbuchungen zu füllen.“
„Der zweite wichtige Punkt ist die Lage. Liegt Ihr Hotel weniger als 50 Kilometer von einem wichtigen Flughafen? Oder gibt es in Ihrer Nähe größere Unternehmen? Dann könnte ein GDS nützlich sein, um mit diesen Firmen ins Geschäft zu kommen. Auch wenn Ihr Hotel in einer sehr beliebten Reiseregion liegt, kann ein GDS hilfreich sein. Es gibt Ihnen nämlich die Möglichkeit, mehr Buchungen über Agenturen zu generieren.“
Wie bekommt Ihr Hotel Zugang zu einem GDS?
Zunächst brauchen Sie eine Vertriebslösung, die den Kontakt zum GDS unterstützt. Reconline bietet zum Beispiel diesen Service an. Als Nächstes gilt es, eine Anfrage beim gewünschten GDS zu stellen. Das Team dort wird ein Profil für Ihr Hotel einrichten und Ihnen Zugang dazu geben. Dann sind Sie wieder an der Reihe. Fügen Sie Informationen über Ihr Haus, Ihre Raten und Verfügbarkeiten ein, um Ihr Profil zu vervollständigen. Mit einem Partner wie Hotel-Spider geht das ganz bequem über Ihren Channel Manager.
Sobald dies geschehen ist, können Sie Buchungen über das GDS annehmen. Diese landen dann in Ihrem zentralen Reservierungssystem (CRS). Idealerweise haben Sie eine Verknüpfung zwischen Ihrem CRS und Ihrem PMS, damit Buchungen automatisch weitergeleitet werden. Auch das können Sie über Ihren Channel Manager laufen lassen. Wenn Sie keine Schnittstelle haben, müssen Sie die Informationen manuell vom CRS ins PMS übertragen.
Drei wichtige Punkte für die erfolgreiche Arbeit mit Ihrem GDS
Ihr Profil zu erstellen, war der erste Schritt. Die drei folgenden Punkte, werden Ihnen helfen, von Anfang das meiste aus Ihrem GDS herauszuholen.
1. Reichweite steigern und schnell gefunden werden
„Content ist auf dem GDS sehr wichtig“, so Kornél. „Nur die Preise und Verfügbarkeiten bereitzustellen, ist nicht genug. Damit die Mitarbeitenden in Reisebüros Ihr Haus finden und auswählen, sind weitere Details über Ihr Hotel nötig. Das gilt besonders für die vielen Agenturen, die nach wie vor mit textbasierten Nutzeroberflächen arbeiten.“
„Zu den wichtigsten Details zählen unter anderem, welche Städte und Flughäfen wie weit entfernt sind. Auch zusätzliche Infos über Ihre Zimmer, Ausstattung und Leistungen sind wichtig. Je mehr Sie angeben, desto eher wird Ihr Hotel bei Suchanfragen angezeigt“, erläutert Kornél.
Genau wie auf OTAs sind Bilder auch auf einem GDS wichtig. „Bei vielen GDS sieht die Nutzeroberfläche der einer OTA sehr ähnlich. Darum können gute Bilder auch hier helfen, Kunden zu überzeugen“, so Kornél weiter.
Die BAR (Best Available Rate) wird in der Regel ganz oben angezeigt. Sie können aber auch Ihre günstigere, nicht stornierbare Rate als Erstes auflisten. Natürlich dürfen Sie auch weitere Preise laden, z. B. mit/ohne Frühstück oder saisonale Angebote. Genau wie bei den Zimmerkategorien gilt hier: weniger ist mehr. Zu viele Optionen können auf Kunden unübersichtlich wirken und sie abschrecken.
Als Letztes sollten Sie noch die Kommissionshöhe einstellen. „Die meisten Hotels bieten durchschnittlich 8-10 %. Wer großzügiger sein möchte, gewinnt dadurch evtl. die Gunst der Agenturen. Hier lohnt es sich, verschiedene Höhen zu testen, um zu sehen, was die besten Resultate bringt“, erklärt Kornél.
2. Firmenbuchungen über das GDS gewinnen
Viele Firmen buchen über das GDS, da sie darüber Zugang zu vertraglich geregelten Raten mit Partnerhotels haben. Diese sind sonst nirgends verfügbar, weder auf OTAs noch auf Ihrer Webseite oder anderen Portalen.
Um solche Firmenraten anbieten zu können, müssen Sie an einem Request for Proposal (RFP) Prozess teilnehmen. Dies läuft größtenteils über Systeme wie Lanyon oder Cvent. Dort veröffentlichen Unternehmen Aufforderungen an Hotels, Angebote mit Vorzugspreisen einzureichen. Wenn Ihr Angebot angenommen wird, bekommen Sie die Bestätigung und können die Sonderraten und Verfügbarkeiten für Ihren neuen Kunden ins System laden und mit dem GDS verlinken.
„Ob sich das lohnt, sollten Sie im Vorfeld recherchieren. Fordern Sie während des RFP-Prozesses Statistiken zum tatsächlichen Buchungsvolumen an. Das zeigt, mit wie viel Umsatz Sie rechnen dürfen“, so Kornél. „Schauen Sie außerdem, ob der neue Kunde Ihren Konditionen zustimmt. Vielleicht haben Sie Sperrdaten während großen Messen. Das sollte im Vorfeld geklärt werden.“
3. Kommissionen richtig bezahlen
Über Ihr GDS werden Sie wahrscheinlich mit vielen verschiedenen Agenturen arbeiten. Da kann die Liste an anfallenden Kommissionszahlungen schnell unübersichtlich werden. Sollten Sie die Begleichung versäumen, kann Ihr GDS-Profil gesperrt werden. Umso wichtiger ist deshalb ein sicherer, effizienter Verwaltungs- und Zahlungsprozess.
„Kommissionen werden nicht automatisch beglichen und Ihr Hotel bekommt auch keine Rechnung. Um trotzdem den Überblick zu behalten und alle fälligen Beträge fristgerecht zu überweisen, schlage ich vor, diesen Prozess zu automatisieren. Dafür gibt es verlässliche Software wie die von Reconline, die Sie z. B. spielend mit dem CRS von Hotel-Spider verknüpfen können. Das spart Ihnen Zeit und Nerven und auch Ihre Partner werden Sie dafür schätzen“, erläutert Kornél.
Im ersten Moment mag die Einrichtung eines GDS und der dazugehörige administrative Aufwand nach viel komplizierter Arbeit aussehen.
Doch wenn Sie die Prozesse einmal verinnerlicht haben und die richtigen Softwarelösungen nutzen, haben Sie viele Vorteile.
Ihr Hotel wird auf vergleichsweise günstigem Weg für mehr potenzielle Kunden sichtbar. Dazu zählen nicht nur Reiseagenturen weltweit, sondern auch Firmenkunden, die monatlich ein bestimmtes Kontingent buchen. Ein Plus an Reservierungen und Umsatz ist die Folge.
Jetzt sind Sie an der Reihe. Setzen Sie die oben genannten Punkte schon um? Wenn nicht, ist es höchste Zeit! Bei Fragen dürfen Sie sich natürlich gerne an unsere Experten wenden.
