Wie funktioniert der RFP-Prozess auf GDS für Ihr Hotel?

Viele Hotels nutzen GDS, um neue Geschäftskunden zu gewinnen und effizient mit ihnen zusammenzuarbeiten.  

Eine Möglichkeit an mehr Großkunden zu kommen, ist, an sogenannten RFP-Prozessen teilzunehmen.  

Wie Sie damit Ihr Hotel füllen können und welche Rolle dabei das GDS spielt, erfahren Sie hier. 

Was ist ein RFP? 

Die Abkürzung RFP steht für „Request for Proposal“. Es handelt sich dabei um eine Ausschreibung für ein Projekt oder eine Zusammenarbeit.  

In der Hotellerie geht es bei RFPs um Partnerschaften zwischen Hotels und Großkunden, bei denen man sich auf feste Zimmerkontingente zu bestimmten Preisen und Konditionen einigt.  

In der Regel sind die ausgehandelten Buchungsbedingungen für Kunden hier besser als auf öffentlichen Quellen wie z. B. der Hotel-Webseite oder den OTAs. Das liegt daran, dass es hier nicht um einzelne Zimmerreservierungen geht, sondern meist um ein großes Buchungsvolumen über mehrere Monate. 

Jedes Jahr ist zwischen Ende Juni und September Ausschreibungssaison. In dieser Zeit suchen Großkonzerne, Reisebüronetzwerke (auch Konsortien genannt) und Travel Management Companies (TMC) nach neuen Hotel-Partnern für das kommende Jahr. Auch bestehende Verträge werden in dieser Zeit oft überarbeitet und erneuert.  

Dafür erstellen diese Unternehmen RFPs, sammeln die Angebote von vielen Kandidaten und wählen jene, deren Konditionen, Preise und Leistungen am besten passen. 

Wie kommt Ihr Hotel an mehr RFPs? 

Die Methode, über die Sie die meiste Kontrolle haben, ist der aktive Vertrieb. Hier ist Ihr Sales-Team gefragt. Es kann Ihr Hotel bei attraktiven potenziellen Neukunden vorstellen und damit die Wahrscheinlichkeit steigern, dass Sie in der nächsten Ausschreibungsrunde mit dabei sind. Hier lohnt es sich, proaktiv zu sein und vor allem bei relevanten Firmen in Ihrer Umgebung persönliche Verkaufsbesuche zu planen.  

Aber auch Plattformen wie Lanyon und Cvent sind wichtig, um an RFPs zu kommen. Dort veröffentlichen Unternehmen ihre Ausschreibungen, um möglichst schnell viele Antworten von verschiedenen Hotels einzuholen. Wenn Ihr Profil zu einem RFP passt, bekommen Sie eine Aufforderung, ein Angebot abzugeben. Da GDS mit RFP-Plattformen verknüpft sind, lohnt es sich also, Ihr Hotel-Profil mit allen wichtigen Daten zu vervollständigen, damit Sie über mehr RFPs benachrichtigt werden und teilnehmen können.  

So holen Sie sich den Zuschlag 

1. Konditionen und Anforderungen der Partner genau durchlesen 

Bringen Sie zunächst folgende Punkte in Erfahrung: 

• Wie viele Zimmer braucht der Kunde pro Tag/Woche/Monat? 

• Welche Preise sind sie bereit zu zahlen? 

• Welche Stornobedingungen sind gewünscht? 

• Gibt es weitere Anforderungen? 

Wenn diese Ansprüche auf den ersten Blick für Sie passen, und Sie dem Kunden evtl. sogar mehr bieten können als die Konkurrenz (z. B. näher am Flughafen, größere Restaurantauswahl …), kommt der nächste Schritt. 

2. Analyse der Rentabilität 

Jetzt stellt sich die Frage, ob sich dieses Geschäft für Sie lohnt. Berechnen Sie dafür, wie viel Umsatz Sie von dieser Partnerschaft generieren könnten und welcher Aufwand bzw. Kosten damit für Sie verbunden wäre. Um eine informierte Entscheidung zu treffen, können Sie zum Beispiel über Anbieter wie Agency360+ Daten zum tatsächlichen Buchungsverhalten des Kunden in Ihrem Markt anfordern. So erhalten Sie ein realistisches Bild vom Umsatzpotenzial.  

3. Eigene Konditionen ausarbeiten 

Wenn Sie weiterhin an diesem RFP-Prozess teilnehmen wollen, ist es an der Zeit, Ihr Angebot zu erstellen. Dazu gilt es, sich folgende Fragen zu stellen: 

• Wie viele Zimmer können Sie zum gewünschten Preis bieten? 

• Welche Sperrdaten (z. B. während Messen) müsste der Kunde akzeptieren? 

• Gibt es für diesen Vorzugspreis weitere Konditionen? 

4. Angebot fertigmachen, abschicken und mit dem Kunden finalisieren 

Da Sie vor allem während der RFP-Saison viele Angebote zu verfassen haben werden, lohnt es sich, RFP-Tools zu nutzen. So können Sie den Überblick behalten, Ihre Infos alle an einem Ort speichern und schnell auf neue Ausschreibungen antworten.  

Nach dem Zuschlag 

Wenn Sie den Zuschlag bekommen, ist Ihre Arbeit längst noch nicht vorbei. Nun gilt es, die Sonderraten, Verfügbarkeiten und Konditionen so schnell wie möglich im CRS hochzuladen und für das GDS freizuschalten. Erst dann hat Ihr Kunde auf die Raten Zugriff und kann über das GDS buchen.  

Damit die Zusammenarbeit gut losgeht, ist es wichtig, Ihren Partner hier nicht warten zu lassen. Wenn Ihnen die Zeit fehlt, alle Daten manuell ins System zu laden, holen Sie sich Unterstützung von einer Technologielösung.  

Nach einigen Monaten oder spätestens bei der Vertragserneuerung ist es wichtig, die Daten dieser Zusammenarbeit zu analysieren.  

Stellen Sie dafür diese Fragen:  

• Wurde das versprochene Buchungsvolumen erreicht?  

• Was war der tatsächliche Umsatz? 

• Gab es Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit? Wenn ja, welche und warum? 

• Lohnt sich dieses Geschäft? 

Diese Informationen sind wichtig für die Verhandlung im nächsten Jahr und erlauben Ihnen, sich auf die profitabelsten Partnerschaften zu konzentrieren.  

Jetzt, wo Sie die Grundlagen zum RFP-Prozess kennen, sind Sie an der Reihe.  

Erarbeiten Sie einen Vertriebsplan mit Ihrem Team und planen Sie proaktiv Besuche bei potenziellen Kunden.  

Optimieren Sie außerdem Ihr Hotel-Profil auf RFP-Plattformen und dem GDS, um von neuen Ausschreibungen zu erfahren und neue Partner mit Ihren Angeboten von Ihrem Hotel zu überzeugen.