Cloud- oder serverbasierte Technologie: Was ist für Ihr Hotel sinnvoll?

Wo Sie hinsehen, gibt es heute cloudbasierte Technologielösungen. Auch in der Hotelbranche ist die Cloud-Technologie längst weit verbreitet und nicht mehr nur eine Sache von innovativen Start-Ups.  

Doch heißt das, dass die früher üblichen serverbasierten Systeme nun gänzlich ausgedient haben? Und was ist überhaupt der Unterschied zwischen server- und cloudbasierter Technologie?  

Diesen und weiteren Fragen zu diesem Thema sind Elisha Schoppig von Hotel-Spider und Alex Höfer, Projektleiter bei der Rebag Data AG, während unseres ersten deutschsprachigen Livestreams auf den Grund gegangen.  

Die wichtigsten Punkte aus ihrem Gespräch finden Sie in diesem Artikel. Er soll Ihnen dabei helfen, die richtigen Punkte abzuwägen, wenn es für Ihr Hotel heißt: lieber die cloud- oder die serverbasierte Lösung? 

Die Grundlagen: Was ist ein Server und was ist die Cloud? 

Beginnen wir mit der Definition eines Servers. Dazu sagt IONOS SE Folgendes: „Ein hardwarebasierter Server ist eine in ein Rechnernetz eingebundene physische Maschine, auf der neben dem Betriebssystem ein oder mehrere softwarebasierte Server laufen.“ 

Auch heute gibt es noch viele Hotels, die einen solchen Server im Haus haben. Darauf sind dann wichtige Programme, wie das PMS, der Channel Manager usw. installiert. Nur die angeschlossenen Rechner vor Ort können auf diese Programme und deren Daten zugreifen. Muss eine Software aktualisiert werden, ist es notwendig, das Update auf den Server herunterzuladen und es zu installieren.  

Bei der Cloud sieht das anders aus. IONOS SE beschreibt diese Technologie so: „Cloud Computing stellt Ihre gesamte EDV-Infrastruktur in Form von Hardware- und Software-Anwendungen online. Sie nutzt das Internet und zentrale Remote-Server, um Daten und Anwendungen zu verwalten.“ 

Da Ihre diversen Technologie-Lösungen jetzt nicht mehr vor Ort installiert werden, eröffnen sich zahlreiche neue Möglichkeiten. Der Zugriff auf das Programm ist nun von allen Geräten aus möglich, egal ob im Hotel, dem Büro oder unterwegs. Nur eine Internetverbindung und Zugangsrechte sind dafür nötig. Außerdem laufen Updates voll automatisch ab, sobald sie vom Softwarepartner freigegeben werden.  

Gründe, weiterhin auf eine serverbasierte Technologie zu setzten 

Je nachdem, wo Ihr Hotel gelegen ist, und welche Anforderungen Sie haben, könnte ein serverbasiertes System für Sie von Vorteil sein. 

• • Rechtliche Gründe: In manchen Ländern oder Regionen ist es schlichtweg nicht erlaubt, Kundendaten an ein cloudbasiertes System weiterzuleiten. Das ist allerdings die absolute Ausnahme. Häufiger kann es ein Problem darstellen, wenn sich die Cloud in einem Drittland befindet. Aber, wenn Sie und Ihr Anbieter beispielsweise beide in der EU oder gar im gleichen Land ansässig sind, sollte es in der Regel keine Schwierigkeiten geben. Informieren Sie sich aber auf jeden Fall dazu, bevor Sie sich für ein neues System entscheiden.  

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• • Infrastrukturmängel: Für cloudbasierte Lösungen ist eine schnelle und stabile Internetverbindung notwendig, um die optimale Funktion zu gewährleisten. Wenn sich Ihr Haus in einer Region befindet, in der es derzeit kein verlässliches Internet gibt, kann ein Server die bessere Option sein. Damit können Sie Ihre Programme stets einwandfrei nutzen, auch wenn das Internet schwächelt. Da das 5G-Netz aber immer weiter ausgebaut wird und es stets neue Entwicklungen in Bezug auf mobile Verbindungen gibt (z. B. Starlink), können Sie heute schon fast überall auf der Welt zuverlässige Lösungen finden, die den Betrieb eines cloudbasierten Systems unterstützen.  

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• • Anpassbarkeit: Serverbasierte Systeme können flexibler sein als die cloudbasierte Option. Wenn Sie Ihrem Technologieanbieter bei der Installation Ihre Präferenzen und Anforderungen mitteilen, können diese oft gut umgesetzt werden. So bekommen Sie ein Programm, das genau auf Ihr Haus zugeschnitten ist. Diese individuellen Anpassungen sind allerdings meist recht kostenintensiv.  

Vorteile eines Umstiegs auf die Cloud 

Wenn Sie rechtlich gesehen die Cloud nutzen dürfen und auch über eine solide Internetverbindung verfügen, könnten Sie schon bald in den Genuss folgender Vorteile kommen.  

• Flexibilität: Da Sie von verschiedensten Geräten und Orten auf cloudbasierte Software zugreifen können, entstehen neue Möglichkeiten für den Service und interne Abläufe. Da viele dieser Lösungen auch sehr intuitiv aufgebaut sind, fällt es den meisten Mitarbeitenden auch von Anfang an leicht damit zu arbeiten.  

• Integrationen: Cloudbasierte Programme lassen sich in der Regel über eine offene API (Anwendungsschnittstelle) gut mit anderen Lösungen verknüpfen. Das erlaubt Ihnen, Ihren individuellen Tech Stack zu bauen. Dadurch können Systeme untereinander Daten austauschen, die Kommunikation im Team fördern und Prozesse automatisieren. So sparen Sie Zeit und entlasten Ihre Mitarbeitenden.  

• Reporting: Durch Integrationsmöglichkeiten zwischen verschiedenen Programmen können Datensilos endlich aufgebrochen werden. Ihre Teams bekommen dadurch besseren Zugang zu Daten und können im Handumdrehen umfassende Berichte generieren. Das gibt ihnen mehr Zeit für Analysen und ermöglicht besser informierte Entscheidungsprozesse.  

• Sicherheit: Bei einem cloudbasierten System trägt der Technologieanbieter den Großteil der Verantwortung für die Datensicherheit. Das entlastet Sie und Ihr Team und sichert Sie rechtlich ab. Das ist ein großer Vorteil, denn es nimmt viele Ressourcen in Anspruch, die Sicherheit und Instandhaltung Ihres Servers stets zu gewährleisten.  

• Kosten: Die Kosten für ein cloudbasiertes Produkt sind häufig wesentlich geringer als für ein serverbasiertes Programm. Hohe Ausgaben für die Installation, Instandhaltung und Updates fallen weg. Stattdessen zahlen Sie eine fixe monatliche Gebühr, die auch über längere Zeit zusammengerechnet niedriger ausfällt als die Kosten für eine serverbasierte Lösung. Außerdem sind Sie bei cloudbasierten Software-as-a-Service (SaaS)-Anbietern in der Regel nicht langfristig gebunden. Stattdessen können Sie jederzeit kündigen, ohne Strafe zu zahlen oder auf anderen Kosten sitzenzubleiben.  

So finden Sie das richtige System für Ihr Haus 

Jetzt, da Sie über die Vorteile beider Optionen Bescheid wissen, ist es an Ihnen zu bestimmen, welche Lösung zu Ihrem Hotel passt.  

Folgende Schritte können Ihnen helfen, schnell die richtige Entscheidung zu treffen: 

1. Bestandsaufnahme: Analysieren Sie Ihre aktuelle Situation und verschaffen Sie sich einen Überblick Ihrer derzeitigen Lösungen. Wie gut funktionieren Sie für Ihren Betrieb? Welche Probleme gibt es regelmäßig? Würde der Umstieg auf ein anderes System diese Probleme lösen? 

2. Gespräche im Team: Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, was Sie erreichen wollen und was Ihr Haus und Ihre Mitarbeitenden wirklich brauchen. Möchten Sie eine vollständig digitalisierte Gästeerfahrung? Sollen so viele Abläufe wie möglich automatisiert und digitalisiert werden? Wie würden Ihre Gäste über solche Änderungen denken? 

3. Den richtigen Software-Partner suchen: Ein Anbieter mit langjähriger Erfahrung und guter Kundenbetreuung ist beim Systemwechsel das A und O. Hier bekommen Sie die richtige Beratung und Vorschläge, die auch wirklich zu Ihrem Hotel passen.  

4. Demos buchen und verschiedene Systeme testen: Wenn Sie bei einem Anbieter ein gutes Gefühl haben, fragen Sie nach einer Produkt-Demo. Testen Sie das neue System ausführlich, damit Sie sehen, wie es im täglichen Gebrauch abschneiden würde.  

5. Neues System implementieren: Sobald Sie sich entschieden haben, ist es an der Zeit, auf die neue Lösung umzusteigen. Wenn Sie Ihr Team von Anfang an in den Recherche- und Entscheidungsprozess miteinbezogen haben, sollte auch dieser letzte Schritt zügig über die Bühne gehen. Mehr Tipps zum Thema Change-Management und der Umsetzung neuer Prozesse finden Sie in diesem Hotel Techie Video.  

Die Entscheidung, ob Sie zwischen einem cloud- und serverbasierten System wechseln, ist folgenschwer.  

Lassen Sie sich die oben genannten Punkte deshalb gut durch den Kopf gehen und führen Sie eine ausführliche Recherche durch. Holen Sie sich auch immer gerne Rat von erfahrenen Anbietern und Kollegen.  

So treffen Sie die Wahl, die am besten zu Ihrem Hotel, Ihrem Team und Ihren Gästen passt, und Sie langfristig im Betrieb unterstützt.