Als Hotelier kennen Sie die Situation bestimmt: neue Software zu finden und zu implementieren, ist ein komplexes und zeitintensives Projekt. Aber mit der richtigen Herangehensweise kommen Sie schneller zu einem guten Ergebnis.
Bei Hotel-Spider durften wir über die Jahre Tausende Hoteliers auf dem Weg zu einer neuen Software-Lösung begleiten. In dieser Zeit haben wir gelernt, was bei der Suche und der erfolgreichen Implementierung neuer Software am wichtigsten ist.
Diese Erfahrungen haben Elisha und Maria von Hotel-Spider in diesem Livestream geteilt.
Die wesentlichen Punkte haben wir hier zusammengefasst, damit Sie für die nächste Softwareumstellung einen Leitfaden haben, mit dem Sie zügig ans Ziel kommen.
Strukturiert an die Softwareauswahl herangehen
Verlassen Sie sich bei der Auswahl neuer Software nicht ausschließlich auf Ihr Bauchgefühl, sondern gehen Sie mit System an die Sache ran.
Definieren Sie als Erstes, was die gesuchte Lösung unbedingt bieten muss und welche Kriterien sie auf jeden Fall erfüllen soll. Notieren Sie hierfür, welche Prozesse das Programm unterstützen soll und welche Funktionen Ihnen am wichtigsten sind. Alle Programme, die diese Punkte nicht erfüllen, können Sie gleich zu Beginn eliminieren. Überlegen Sie aber auch, wo Sie gegebenenfalls flexibel sein können.
Das sollte Ihnen helfen, Ihre Auswahl auf fünf bis zehn Favoriten einzuschränken. Erstellen Sie als Nächstes einen Bewertungsbogen mit Ihren Top-Kriterien und fügen Sie auch, soweit nicht schon vorhanden, die folgenden Punkte hinzu:
• Kundenbetreuung: Wie schnell reagiert der Anbieter auf Fragen? Wie bewerten bestehende Kunden diese Leistung?
• Preis: Wie ist das Preis-Leistungsverhältnis der verschiedenen Anbieter?
• Einarbeitung: Wie leicht wird es für Ihre Mitarbeitenden sein, mit dem neuen System zu arbeiten?
• Einführungszeit: Wie lange dauert es und wie aufwändig ist es für Sie, die neue Lösung zu implementieren?
• Empfehlungen und Kundenbewertungen: Wie zufrieden sind bestehende Kunden mit dieser Software? Was hören Sie darüber von anderen Technologieanbietern?
Bewerten Sie nun auf einer Skala von eins bis fünf (oder zehn), wie gut Ihre Favoriten all Ihre Kriterien erfüllen. Jetzt sollten sich zwei bis drei Spitzenreiter herauskristallisieren, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen. Bei der endgültigen Wahl darf wieder das Bauchgefühl mitreden, oder Sie verlassen sich strikt auf Ihre Bewertungen und entscheiden sich für die Lösung auf Platz eins.
Ein Praxisbeispiel: Schritt für Schritt zum neuen Channel Manager
Sehen wir uns jetzt an, wie Sie die oben aufgeführten Ratschläge in der Praxis anwenden können, zum Beispiel bei der Suche nach einem neuen Channel Manager.
Natürlich kann das Vorgehen je nach Art der gewünschten Lösung etwas abweichen. Passen Sie also den folgenden Leitfaden gerne an Ihre Bedürfnisse und Umstände an.
Schritt 1: Die „Must-Haves“ definieren
Beim Channel Manager sind die zwei unabdingbaren Punkte ganz klar.
• Verbindungen zu allen OTAs, mit denen Sie arbeiten wollen: dazu zählen die großen Anbieter, wie Booking.com und Expedia, sowie weitere OTAs, die für Sie und Ihre Zielgruppen relevant sind. Je mehr Kanäle ein Channel Manager bietet, desto besser für Ihren Vertrieb.
• Integration mit Ihrem PMS und RMS: nur damit können Sie alle manuellen Arbeitsschritte rund um die Distribution Ihrer Preise automatisieren. Je besser diese Integrationen funktionieren, desto mehr Zeit sparen Sie.
Wenn es um Konnektivität und Integrationen geht, ist auch die Qualität und die Art der übermittelten Daten wichtig. Das gilt insbesondere für die PMS-Verbindung und Ihre zwei bis drei meistgenutzten Kanäle.
Außerdem sollten Sie auf die drei folgenden Punkte achten:
1. Zahlungssicherheit: Bei Kreditkartenzahlungen ist die Einhaltung des PCI-DSS ein Muss. Außerdem muss der Anbieter DSGVO-konform arbeiten.
2. Flexibilität: Der Channel Manager sollte Ihnen ermöglichen, Ihre Zimmer- und Preisstruktur je nach Kanal, Verfügbarkeit und Saison einfach anzupassen.
3. Transparenz: Da es sich um ein Transaktionssystem handelt, sollten Sie immer die Details aller Transaktionen einsehen können.
Wenn Sie anhand dieser Kriterien schon die erste Auswahl getroffen haben, kann es mit dem zweiten Schritt weitergehen.
Schritt 2: Die „Nice-to-Haves“ definieren
Die nächsten Punkte können Ihnen die Arbeit mit Ihrem Channel Manager weiter erleichtern.
• Preisableitung und andere Automatisierungen: Je einfacher Sie Preisableitungen, Regeln und andere Automatisierungen einstellen können, desto mehr Zeit und Energie sparen Sie mit Ihrem neuen Channel Manager.
• Kundendienst: Gute Erreichbarkeit und schnelle Rückmeldungen helfen Ihnen, Ihren neuen Channel Manager optimal zu nutzen.
• Unterstützte Sprachen: Das ist wichtig, wenn Sie ausschließlich in Ihrer eigenen Sprache arbeiten und kommunizieren möchten.
• Benutzeroberfläche: Besonders wenn Sie direkt mit dem Channel Manager arbeiten, um Daten einzugeben, ist ein übersichtlicher Aufbau wichtig.
Schritt 3: Sonstige wichtige Fragen klären
Zuletzt bleiben noch die folgenden Elemente zu bewerten.
• Kosten:
- Wie setzt sich der Preis zusammen (z. B. monatliche Fixkosten pro Zimmer)?
- Gibt monatliche oder jährliche Zusatzkosten?
- Was kostet die Einrichtung und Personalschulung?
• Vertragsdauer und Kündigungsbedingungen:
- Können Sie das Produkt vor dem Kauf kostenlos und unverbindlich testen?
- Wann und wie können Sie Ihren Vertrag beenden?
- Welche Fristen müssen Sie einhalten?
• Supportkosten:
- Ist der Kundendienst im Preis mit inbegriffen?
- Gibt es beim Kundendienst verschiedene Preisstufen (z. B. für besonders schnelle Rückmeldungen oder Hilfe rund um die Uhr)?
Wenn Sie all diese Informationen gesammelt haben, können Sie Ihre Favoriten bewerten und den geeigneten Channel Manager für Ihr Unternehmen wählen.
An dieser Stelle ist es wichtig festzuhalten, dass neben diesen Kriterien auch Ihre aktuelle Situation beeinflusst, welche Lösung Sie wählen können.
Drei Szenarien sind möglich:
1. Sie bauen einen komplett neuen Tech Stack: In dieser Situation haben sie die maximale Flexibilität. Sie haben die freie Auswahl an Technologielösungen und können alles perfekt aufeinander abstimmen.
2. Sie aktualisieren Ihren bestehenden Tech Stack: Programme, wie z. B. Ihr PMS, können Ihre Auswahlmöglichkeiten einschränken. Fragen Sie in diesem Fall Ihren PMS Anbieter, welche Integrationspartner er vorschlagen kann und besprechen Sie eventuelle Herausforderungen.
3. Sie suchen einen Channel Manager ohne Verbindung zum PMS: Hier ist es notwendig, Ihre Verfügbarkeiten, Preise und Buchungsregeln manuell in Ihrem Channel Manager zu aktualisieren. Wählen Sie deshalb einen Anbieter, der ein benutzerfreundliches und klar strukturiertes Extranet anbietet. Wenn Sie häufig Daten über ein mobiles Gerät eingeben, achten Sie darauf, dass das System dies unterstützt und cloudbasiert ist.
Integrationsschritte am Beispiel eines Channel Managers
Schauen wir uns nun noch kurz die Schritte an, die mit der Implementierung eines neuen Channel Managers verbunden sind.
Zunächst müssen wir dafür den Datenfluss eines Channel Managers verstehen.
Zuerst braucht der Channel Manager notwendige Daten über Ihre Zimmer, deren Preise und Verfügbarkeit. Diese leitet er dann an Ihre diversen Vertriebskanäle weiter. Geht über einen dieser Kanäle eine Buchung ein, leitet der Channel Manager diese ans PMS weiter und aktualisiert das Inventar für den weiteren Verkauf.
Damit all das einwandfrei funktioniert, sind folgende Schritte wichtig:
1. Einrichtung des Channel Managers
2. Integration mit dem PMS, um Datenaustausch zu ermöglichen oder manuelle Dateneingabe in den Channel Manager
3. Anbindung an Vertriebskanäle wie OTAs, GDS, Buchungsmaske usw.
Wenn das erledigt ist, steht der Nutzung Ihres neuen Channel Managers nicht mehr im Weg.
Für andere Technologielösungen ist der Prozess ähnlich. Der größte Unterschied ist in der Regel, welche Systeme mit dem neuen Programm verknüpft werden müssen und wer intern sowie extern an dem Projekt beteiligt ist.
Dieser Prozess erscheint im ersten Moment bestimmt recht aufwändig.
Aber obwohl er Zeit kostet, ist er es durchaus wert.
Denn im Gegenzug profitieren Sie von einem gut integrierten Tech Stack, der Ihnen jede Menge Arbeit abnimmt.
